basis08.
GmbH gründen

Notartermin GmbH Österreich: Ablauf & Vorbereitung

Wie läuft der Notartermin bei der GmbH-Gründung in Österreich ab? Welche Dokumente brauchst du, was kostet er, und wie bereitest du dich vor?

Von Redaktion basis0810 min LesezeitStand: April 2026

Der Notartermin ist der Moment, in dem aus einer Idee eine GmbH wird. Wer gut vorbereitet kommt, sitzt 30 bis 60 Minuten beim Notar, unterschreibt und geht. Wer schlecht vorbereitet kommt, verlässt das Notariat mit einer Liste fehlender Unterlagen und einem Folgetermin in zwei Wochen. Dieser Leitfaden zeigt, wie du den Notartermin so vorbereitest, dass er reibungslos läuft.

Wer braucht überhaupt einen Notartermin?

Die notarielle Beurkundung ist verpflichtend bei:

  • Mehrgesellschafter-GmbH, immer
  • Einpersonen-GmbH mit individuellem Vertrag
  • Sacheinlagen, immer
  • Komplexen Vesting- oder ESOP-Klauseln, in der Regel
  • FlexCo-Gründung, immer

Nicht erforderlich ist der Notartermin nur bei der vereinfachten elektronischen Einpersonen-Gründung über USP.gv.at, dort wird der Vertrag durch einen gesetzlich vorgegebenen Standardtext ersetzt und die Identifikation läuft über FinanzOnline und Bürgerkarte.

Welche Dokumente du brauchst

Mitbringen oder vorab digital übermitteln:

DokumentWerWofür
Lichtbildausweis (Reisepass oder Personalausweis)jeder Gesellschafter, jeder GeschäftsführerIdentifikation
Strafregisterauszug (max. 3 Monate alt)jeder GeschäftsführerEintragungsantrag
Gesellschaftsvertrag-EntwurfNotarBeurkundung
Bankbestätigung über BareinlageNotarFirmenbucheintragung
Geschäftsanschrift mit ZustellberechtigungNotarFirmenbucheintragung
UID-Nummer (falls vorhanden)NotarSteuerregistrierung
Wirtschaftliche Eigentümer-Erklärung (WiEReG)NotarGeldwäschegesetz
Bei Sacheinlagen: SacheinlagenberichtNotarBeurkundung

Die Bankbestätigung muss zum Notartermin bereits vorliegen, sonst kann der Notar den Eintragungsantrag nicht stellen. Plane für die Bankbestätigung mindestens drei bis fünf Werktage vor dem Notartermin ein, manche Banken brauchen länger.

Ablauf des Notartermins

  1. Ankunft und Identifikation (5 Min): Der Notar prüft Ausweise und ggf. Strafregisterauszüge.
  2. Vorlesen des Vertrags (15–30 Min): Der Notar liest den Gesellschaftsvertrag laut vor. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und kann nicht abgekürzt werden. Bei längeren Verträgen kann das tatsächlich 45 Minuten dauern.
  3. Erläuterung der wichtigsten Klauseln (5–15 Min): Der Notar erklärt Vinculierung, Vesting, Wettbewerbsverbot und alles, was über das Standardmuster hinausgeht.
  4. Rückfragen (5–10 Min): Letzte Möglichkeit für Detailfragen.
  5. Unterzeichnung (5 Min): Alle Gesellschafter unterschreiben den Vertrag, der Notar beglaubigt.
  6. WiEReG-Erklärung (5 Min): Wer der wirtschaftlich Berechtigte ist, wird formal festgehalten.
  7. Firmenbuchantrag (passiert nach dem Termin): Der Notar bereitet den elektronischen Eintragungsantrag vor und reicht ihn typischerweise am selben oder nächsten Tag ein.

Gesamtdauer für eine Standard-Drei-Personen-GmbH: rund 45 bis 75 Minuten. FlexCo-Gründungen oder komplexere Verträge können länger dauern.

Was kostet ein Notartermin?

Die Notarkosten richten sich nach dem Notariatstarifgesetz und sind grundsätzlich gesetzlich geregelt, allerdings mit Spielraum nach oben für individuelle Beratungsleistungen. Realistische Bandbreiten:

KomplexitätKosten
Standard-Einpersonen-GmbH klassisch800–1.200 €
Standard-Mehrgesellschafter-GmbH1.000–1.800 €
GmbH mit Vesting/Vinculierung1.300–2.500 €
FlexCo mit UWA-Klauseln1.500–3.000 €
GmbH mit Sacheinlagen1.500–3.500 €

Die Honorare in Wien liegen tendenziell im oberen Drittel, in den Bundesländern oft etwas niedriger. Es ist legitim, vor der Beauftragung drei Notare anzufragen und Vergleichsangebote einzuholen.

Praxisbeispiel: Vorbereitung in einer Woche

Tag 1: Notar ausgewählt, Termin in 7 Tagen vereinbart. Tag 2: Geschäftskonto eröffnet (Direktbank, Identifikation per Video). Tag 3: Bareinlage von 5.000 € auf das Geschäftskonto überwiesen. Tag 4: Strafregisterauszug bei der Polizei oder über oesterreich.gv.at beantragt. Tag 5: Gesellschaftsvertrag-Entwurf mit dem Notar abgestimmt (zwei Iterationen per E-Mail). Tag 6: Bankbestätigung über die Bareinlage erhalten und an den Notar übermittelt. Tag 7: Notartermin, Unterschrift, Antrag auf Firmenbucheintragung am selben Tag. Tag 11: Firmenbucheintragung, FN wird vergeben.

In Summe: 11 Tage von der Entscheidung zur eingetragenen GmbH. Schneller geht es nur mit der vereinfachten elektronischen Einpersonen-Gründung über USP.gv.at.

Häufige Fehler

  • Strafregisterauszug zu spät besorgt: Verzögert die Eintragung um mindestens eine Woche.
  • Gesellschaftsvertrag erst beim Termin gelesen: Macht Rückfragen am Tisch unmöglich, der Notar ist nicht dein Steuerberater. Lies den Entwurf vorher zwei Mal in Ruhe durch.
  • Geschäftsanschrift unklar: Wenn die Anschrift im Vertrag nicht zustellfähig ist, wird der Firmenbucheintrag zurückgewiesen.
  • Wirtschaftlich Berechtigter falsch deklariert: Bei komplizierten Beteiligungsstrukturen (Holdings, Trusts) ist die WiEReG-Meldung Pflicht und wird vom Notar geprüft.
  • Co-Founder nicht persönlich anwesend: Alle Gesellschafter müssen unterschreiben. Eine Vollmacht ist möglich, muss aber notariell beglaubigt sein, was wiederum einen eigenen Notartermin erfordert.

Häufige Fragen

Kann ich den Notartermin online machen?

Eine vollständig digitale notarielle Beurkundung ist in Österreich seit der Notar-Reform 2023 unter bestimmten Bedingungen möglich (Videokonferenz mit qualifizierter elektronischer Signatur). Nicht jeder Notar bietet das an, und für komplexere Verträge ist die Präsenztermin meist trotzdem die schnellere Wahl. Frag bei der Terminvereinbarung explizit nach.

Wie finde ich einen guten Notar?

Über die Notariatskammer findest du eine geografische Suche aller österreichischen Notare. Empfehlungen aus dem Inkubator-Umfeld, vom Steuerberater oder von anderen Gründerinnen sind oft die beste Quelle, weil die Qualität sehr unterschiedlich ist.

Brauche ich einen Notar oder einen Anwalt für den Vertrag?

Beides kann sinnvoll sein. Der Anwalt entwirft den Vertrag und denkt strategisch (Vesting, Investorenklauseln, Wettbewerbsverbot). Der Notar beurkundet und reicht beim Firmenbuch ein. Bei komplexen Strukturen wird der Vertrag oft vom Anwalt entworfen und vom Notar nur beurkundet, beide kosten Geld, aber der Anwalt liefert die strategische Tiefe.

Was passiert, wenn der Vertrag fehlerhaft ist?

Notare sind verpflichtet, fehlerhafte Verträge nicht zu beurkunden. Wenn etwas Wichtiges fehlt (z. B. der Unternehmensgegenstand zu eng, eine Pflichtangabe fehlt), wird der Termin vertagt. Kleinere Korrekturen werden während des Termins gemacht.

Kann ich später Klauseln nachträglich ergänzen?

Ja, jede Vertragsänderung erfordert aber einen neuen Notartermin und einen neuen Firmenbuchantrag. Kosten: typisch 800–1.500 € pro Änderung. Deshalb lohnt es sich, beim Erstvertrag gleich vorausschauend zu denken (siehe Gesellschaftsvertrag-Muster).

Brauche ich für den Notartermin einen Steuerberater?

Nicht zwingend, aber praktisch oft sinnvoll, insbesondere wenn Sacheinlagen, ESOP-Programme oder internationale Strukturen geplant sind. Der Steuerberater kann die steuerlichen Implikationen einzelner Vertragsklauseln (z. B. Vesting, Drag-along) erklären, der Notar kann das nicht.

Quellen und weiterführende Information

Vertiefend bei basis08: