GmbH Steuern Österreich: KöSt, USt, KESt

Kein Gründer gründet wegen der Steuern. Aber jede GmbH scheitert früher oder später an ihnen, wenn sie die Grundlagen nicht beherrscht. Dieser Leitfaden ist keine Steuerberatung, er zeigt dir die Landkarte, auf der du dich bewegst, damit du weißt, welche Fragen du deinem Steuerberater stellen solltest.

Die wichtigsten Steuerarten für eine GmbH

Eine österreichische GmbH zahlt im Normalfall:

Die effektive Steuerbelastung

Ein häufiges Missverständnis: „Ich zahle 25 % KöSt, also habe ich 75 % Netto."

Stimmt nur, solange das Geld in der GmbH bleibt. Sobald du es zu dir privat ausschüttest, kommt die KESt dazu:

• GmbH-Gewinn: 100.000 €
• KöSt (25 %): 25.000 €
• Gewinn nach KöSt: 75.000 €
• KESt bei Vollausschüttung (27,5 % von 75.000 €): 20.625 €
• Beim Gesellschafter angekommen: 54.375 €

Die effektive Gesamtsteuerbelastung bei Vollausschüttung liegt damit bei ~45,6 %. Das ist ungefähr der Spitzensteuersatz der Einkommensteuer, aber du hast zwei Ebenen durchlaufen und weniger Flexibilität als eine natürliche Person.

Deswegen bleibt bei produktiven GmbHs ein hoher Anteil der Gewinne in der Gesellschaft, als Rücklagen, Investitionen oder Geschäftsführergehalt (das unterliegt der Einkommensteuer, ist aber für die GmbH Betriebsausgabe). Die Optimierung zwischen Geschäftsführergehalt und Ausschüttung ist der wichtigste steuerliche Hebel für eine Early-Stage-GmbH.

Umsatzsteuer: die ersten Schritte

Mit der Gewerbeanmeldung und der steuerlichen Erfassung beim Finanzamt bekommt die GmbH eine UID-Nummer (ATU + 8 Ziffern). Damit darfst du Umsatzsteuer ausweisen und Vorsteuerabzug geltend machen. Wichtig: Das Finanzamt stellt Bescheide, UVAs und Prüfungsmitteilungen ausschließlich an die im Firmenbuch eingetragene Geschäftsanschrift zu. Wer keine eigene Bürofläche betreibt, nutzt dafür häufig eine virtuelle Geschäftsadresse von my-virtual-office.com, die Scan-Service und Weiterleitung an den Steuerberater übernimmt, siehe auch unseren Firmensitz-Leitfaden.

Für B2B-Startups, die überwiegend an andere Unternehmen verkaufen, ist die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten, du weist sie aus, nimmst sie ein, leitest sie ans Finanzamt weiter. Die Kunden ziehen sie als Vorsteuer ab. Im Saldo ist die USt für beide Seiten neutral.

Wichtig wird es bei:

• B2C-Verkäufen, hier ist die USt eine echte Belastung des Endpreises.
• Internationalen Kunden innerhalb der EU (Reverse Charge: Rechnung netto, Kunde zahlt die USt im eigenen Land) oder außerhalb der EU (USt-frei, aber nur mit Ausfuhrnachweisen).
• Leistungen aus dem Ausland, die du einkaufst: Reverse Charge gilt auch hier, und vergessene Reverse-Charge-Buchungen sind der häufigste Prüfpunkt bei Betriebsprüfungen von Early-Stage-GmbHs.

Die UVA (Umsatzsteuervoranmeldung) ist entweder monatlich oder quartalsweise zu machen. In den ersten zwei Jahren ist sie bei Neugründungen monatlich, danach abhängig vom Jahresumsatz.

Die Buchhaltung: nicht unterschätzen

GmbHs sind doppelte Buchhaltungspflicht. Ab dem ersten Tag. Das heißt: Jeder Beleg wird mit Gegenbuchung erfasst, die Bilanz muss erstellt werden können, und du brauchst einen sauberen Kontenrahmen.

In der Praxis delegieren die meisten Startups das an einen Steuerberater, pauschal oder auf Stundenbasis. Die Kosten variieren stark:

• Einfache GmbH (ein Gesellschafter, keine Mitarbeiter, 1–20 Belege/Monat): 150–300 €/Monat pauschal.
• Aktive GmbH (Mitarbeiter, mehrere Kunden, 50+ Belege/Monat): 400–800 €/Monat.
• Komplexe GmbH (mehrere Länder, Investoren, internationale Verträge): 1.000 €+/Monat.

Alternativen:

• Selbst buchen mit einer Software wie BMD, FreeFinance oder ProSaldo. Geht, ist aber für GmbHs ohne kaufmännische Vorkenntnisse ein Zeitfresser.
• Externe Buchhaltungs-Services wie Accounting-as-a-Service-Anbieter. Günstiger als klassische Steuerberater, aber mit weniger persönlicher Beratung.

Der Jahresabschluss ist jedenfalls vom Steuerberater (oder einer Bilanzbuchhalterin) zu erstellen, und die Bilanz der GmbH ist ab einer gewissen Größe im Firmenbuch veröffentlichungspflichtig. Das ist für viele Gründer ein psychologischer Schock, wenn sie zum ersten Mal bemerken, dass ihre Zahlen öffentlich einsehbar sind.

SVS, Geschäftsführergehalt und Sozialversicherung

Geschäftsführende Gesellschafter einer GmbH sind keine Dienstnehmer im klassischen Sinn, sondern „neue Selbstständige" nach GSVG und unterliegen der Sozialversicherung der Selbstständigen (SVS).

Das bedeutet:

• Fixkosten: Mindestbeiträge ab ca. 200 € / Monat in der Startphase.
• Beitragsgrundlage ist grundsätzlich dein Geschäftsführergehalt plus Gewinnausschüttung (vereinfacht).
• Kein Anspruch auf Arbeitslosenversicherung (außer du optierst dich freiwillig ein).

Für Gründer ist das oft ein Schock: Sie gründen die GmbH, beschäftigen sich selbst als Geschäftsführer ohne Gehalt, und bekommen trotzdem monatliche SVS-Beiträge. Die sind rechtmäßig und müssen eingeplant werden.

Die Optimierung: Ein geringes Geschäftsführergehalt (so hoch, dass du deine private Lebenshaltung deckst) kombiniert mit Rücklagen in der GmbH ist in vielen Fällen steuerlich günstiger, als alles auszuschütten.

Häufige Fehler in den ersten zwölf Monaten

• Mindest-KöSt vergessen. Auch bei Verlust: 500 € pro Jahr, fällig in Quartalsvorauszahlungen.
• Steuerberater zu spät engagiert. Wer ohne Buchhaltung die erste UVA verpasst, zahlt bei der Nachbuchung doppelt.
• Reisekosten nicht sauber belegt. Bei Betriebsprüfungen sind Geschäftsessen, Kilometergeld und Reisebelege die häufigsten Streitpunkte.
• GmbH-Konto für private Ausgaben. Verdeckte Gewinnausschüttung, und in der Folge KESt nachträglich, plus Strafen.
• Privatnutzung des Firmen-PKW ohne Sachbezug. Wer einen Firmenwagen nutzt und ihn auch privat fährt, muss Sachbezug versteuern. Die Finanzverwaltung prüft das zunehmend automatisiert.
• Ausländische Leistungen ohne Reverse Charge gebucht. Häufigster Prüfpunkt bei international eingekauften SaaS-Tools.

Was du wirklich selbst machen solltest

Auch wenn du die Buchhaltung outsourcest: Zwei Dinge solltest du selbst im Griff haben:

1. Laufende Rechnungsfreigabe. Jede Rechnung, die ein- oder ausgeht, siehst du. Das ist nicht nur Compliance, sondern Cashflow-Management.
2. Monatliche Kontrolle der Offenen-Posten-Liste. Offene Forderungen an Kunden, offene Verbindlichkeiten an Lieferanten. Wer das nicht monatlich prüft, wird von der Steuerabrechnung überrascht.

Steuerrecht ist das Thema, bei dem der Return on Investment eines guten Steuerberaters in den ersten zwei Jahren einer GmbH meist gegen unendlich tendiert. Wer hier spart, zahlt an anderer Stelle das Vielfache zurück.

Effektive Steuerlast nach Reform 2024

Mit dem Bundesgesetz 2023 wurde die KöSt von 25 % auf 23 % gesenkt. Damit ändert sich auch die Gesamtsteuerlast bei Vollausschüttung. Die folgende Tabelle zeigt die aktuelle Lage:

Die Differenz pro 100.000 € Gewinn liegt bei rund 1.420 € weniger Gesamtsteuerlast. Auf einer Investitionsentscheidung allein nicht ausschlaggebend, aber kumuliert über mehrere Jahre und mehrere Beteiligte wird daraus ein messbarer Effekt.

Praxisbeispiel: Erste UVA einer Wiener Software-GmbH

Eine GmbH wird im Februar gegründet und beginnt im März mit der ersten Rechnungsstellung an drei Kunden. Bis Ende März hat sie 18.000 € netto fakturiert (zwei B2B-Kunden in Österreich, ein B2B-Kunde in Deutschland). Eingangsseitig fallen 240 € Vorsteuer aus SaaS-Tools, 480 € Vorsteuer aus Office-Equipment und 1.200 € Vorsteuer aus dem Steuerberater-Honorar an.

• Ausgangsumsatzsteuer: 18.000 € netto an österreichische Kunden × 20 % = 3.600 €. Der deutsche Kunde wurde unter Reverse Charge fakturiert (netto, ohne USt).
• Vorsteuer: 240 + 480 + 1.200 = 1.920 €. Wichtig: Die SaaS-Tools sind teilweise aus dem Ausland gekauft, hier wird die Reverse-Charge-Vorsteuer in der UVA dargestellt (nicht direkt aus der Rechnung).
• Reverse-Charge-Eingang: Die ausländischen SaaS-Tools werden vom österreichischen Empfänger sowohl als USt geschuldet als auch als Vorsteuer abgezogen, der Effekt ist netto null, muss aber in der UVA dargestellt werden.
• UVA-Saldo: 3.600 € (Ausgangs-USt) − 1.920 € (Vorsteuer) = 1.680 € Zahllast an das Finanzamt.

Die UVA für März wird über FinanzOnline bis zum 15. Mai eingereicht, die Zahlung läuft über das Steuerkonto. In den ersten zwei Jahren ist die UVA monatlich, danach abhängig vom Jahresumsatz.

Häufige Fragen

Wie hoch ist die KöSt aktuell?

Seit 2024 beträgt der Körperschaftsteuersatz in Österreich 23 % auf den steuerlichen Gewinn. Davor waren es 25 %. Die Mindest-KöSt von 500 € pro Jahr in den ersten fünf Jahren und 1.750 € danach bleibt unverändert.

Was ist der Unterschied zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer ist die Steuer, die du dem Kunden in Rechnung stellst. Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du selbst beim Einkauf zahlst. Du führst nur die Differenz an das Finanzamt ab. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung (mit allen Pflichtangaben gemäß § 11 UStG) und der Bezug der Leistung für das Unternehmen.

Brauche ich vom ersten Tag an einen Steuerberater?

Nicht zwingend, aber praktisch immer empfehlenswert. Eine GmbH ist ab Tag eins zur doppelten Buchhaltung verpflichtet, muss eine Eröffnungsbilanz erstellen, und die ersten UVAs müssen sauber laufen. Wer das selbst macht, sollte eine kaufmännische Vorbildung mitbringen. Pauschalpreise für eine kleine GmbH liegen bei 150–300 € pro Monat.

Wie funktioniert die Kleinunternehmerregelung?

Wer pro Jahr unter 35.000 € netto umsetzt, ist von der Umsatzsteuer befreit. Konsequenz: Keine USt-Ausweisung auf Rechnungen, kein Vorsteuerabzug. Für reine B2C-Anbieter mit niedrigen Eingangskosten attraktiv, für B2B-Startups fast immer ein Nachteil, weil Tools, Hardware und Beratung mit USt belastet sind, die nicht abgezogen werden kann. Eine Option zur Regelbesteuerung ist möglich und bindet für fünf Jahre.

Was ist Reverse Charge und wann gilt es?

Reverse Charge ist ein Verfahren, bei dem nicht der Lieferant, sondern der Empfänger die Umsatzsteuer schuldet. Es gilt insbesondere für innergemeinschaftliche B2B-Leistungen innerhalb der EU. In der Praxis: Ein deutscher SaaS-Anbieter stellt seiner österreichischen Kundin eine Netto-Rechnung mit dem Hinweis „Reverse Charge". Die österreichische Kundin schuldet die USt selbst und kann sie gleichzeitig als Vorsteuer abziehen. Effekt netto null, muss aber in der UVA dargestellt werden.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung?

Eine Betriebsprüfung (oder „Außenprüfung") wird vom Finanzamt angekündigt und prüft typischerweise drei bis fünf vergangene Jahre. Geprüft werden Belege, Buchhaltung, UVAs, Verrechnungspreise und besondere Risikobereiche wie Reisekosten, Sachbezug oder verdeckte Gewinnausschüttungen. Wer die Buchhaltung sauber führt und alle Belege digital ablegt, hat in der Regel keine Probleme.

Quellen und weiterführende Information

• BMF: Körperschaftsteuer in Österreich
• BMF: Umsatzsteuer in Österreich
• WKO Steuerlexikon
• USP.gv.at: FinanzOnline
• SVS: Beitragsgrundlage und Mindestbeiträge
• BMF: Reform der Körperschaftsteuer 2023

Vertiefend bei basis08:

• GmbH gründen in Österreich: 6 Schritte
• aws-Förderung Startups
• Mitarbeiterbeteiligung nach dem Start-Up-Förderungsgesetz
• Glossar: KöSt, KESt, USt, SVS, UVA