GmbH gründen in Österreich: 6 Schritte

Eine GmbH in Österreich zu gründen wirkt von außen wie ein Papierkrieg. In Wahrheit ist es ein klar strukturierter Prozess mit genau sechs Kernschritten. Wer sie in der richtigen Reihenfolge abarbeitet, hat die Gesellschaft je nach Bundesland in zwei bis zehn Werktagen im Firmenbuch.

Dieser Leitfaden beschreibt den klassischen Weg, also Gründung mit Notar, Bargründung, unter Nutzung des Gründungsprivilegs. Alternativen wie die elektronische vereinfachte Gründung für Einpersonen-GmbHs behandeln wir im zweiten Teil.

Schritt 1 – Name, Sitz und Unternehmensgegenstand klären

Bevor du beim Notar sitzt, solltest du drei Fragen beantworten können: Wie heißt die Gesellschaft, wo ist ihr Sitz, und was macht sie eigentlich? Das klingt banal, ist aber der häufigste Grund für Nachbesserungen im Firmenbuchgesuch.

Beim Namen gilt: Er muss unterscheidbar sein, darf nicht irreführen und muss den Zusatz „GmbH" oder „Gesellschaft mit beschränkter Haftung" tragen. Ob dein Wunschname frei ist, kannst du direkt im österreichischen Firmenbuch prüfen, die Suche ist kostenlos über das Justizportal zugänglich. Wer auf Nummer sicher gehen will, holt zusätzlich eine Vorabprüfung der WKO ein (rund 30 €) oder lässt den Notar die firmenrechtliche Zulässigkeit kurz bestätigen.

Beim Unternehmensgegenstand machen viele Gründer den Fehler, zu eng zu formulieren. „Betrieb einer Software zur Rechnungsstellung" klingt konkret, blockiert dich aber, sobald du zwei Jahre später auch Beratungsleistungen verkaufen willst. Formuliere breit genug, um ein bis zwei Pivots zu überstehen, aber spezifisch genug, dass kein regulierter Bereich (Bank, Versicherung, Heilberuf) unbeabsichtigt hineinrutscht.

Der Sitz ist die politische Gemeinde, in der die Gesellschaft ihren Hauptverwaltungsstandort hat. Nicht identisch mit der Geschäftsanschrift, der Sitz ist eine Gemeinde, die Geschäftsanschrift ist eine Straße, Hausnummer, Postleitzahl. Beides zusammen wird im Firmenbuch eingetragen. Zum Thema Geschäftsanschrift gibt es einen eigenen Leitfaden, weil die Wahl Auswirkungen auf Zustellbarkeit, Außenwirkung und Datenschutz hat.

Schritt 2 – Gesellschaftsvertrag entwerfen

Der Gesellschaftsvertrag ist die DNA deiner GmbH. Bei einer Einpersonen-GmbH reicht eine schlanke Erklärung über die Errichtung, ab zwei Gesellschaftern brauchst du einen echten Vertrag mit Regelungen zu Stammeinlagen, Geschäftsführung, Gewinnverteilung, Übertragung von Anteilen, Aufgriffsrechten und Beschlussfassung.

Musterverträge der WKO sind ein guter Startpunkt, aber kein Endpunkt. Drei Klauseln solltest du immer bewusst entscheiden:

Schritt 3 – Stammkapital und Bankkonto

Das Stammkapital der GmbH beträgt grundsätzlich 35.000 €, davon müssen mindestens 17.500 € bar eingezahlt werden. Wer das Gründungsprivileg nutzt, kann die ersten zehn Jahre mit einem eingezahlten Betrag von 5.000 € starten, muss aber bis zum Ende des Privilegs auf die volle Stammeinlage auffüllen.

Ablauf:

1. Firmenkonto bei einer österreichischen Bank eröffnen (die Bank braucht dafür einen Entwurf des Gesellschaftsvertrags und Ausweise aller Gesellschafter).
2. Stammeinlagen auf das Konto einzahlen.
3. Die Bank stellt eine Bankbestätigung aus, die den Eingang und die freie Verfügbarkeit der Mittel bescheinigt.
4. Diese Bankbestätigung brauchst du beim Notar.

Tipp: Nicht jede Bank eröffnet zügig Gründungskonten. Fintechs wie N26 oder Revolut sind im Gründungsstadium tendenziell unkomplizierter, klassische Banken wie Erste, BAWAG oder RBI verlangen oft einen Termin und mehrere Werktage Vorlauf. Plane hier Puffer ein.

Schritt 4 – Notariatsakt und Beglaubigung

Die GmbH-Gründung ist notariatsaktpflichtig. Das heißt: Alle Gesellschafter müssen beim Notar erscheinen (oder über eine beglaubigte Vollmacht vertreten sein) und den Gesellschaftsvertrag unterzeichnen.

Der Notar prüft im selben Termin:

• Die Firmenrechtskonformität des Namens.
• Die Zulässigkeit des Unternehmensgegenstands.
• Die Identität aller Beteiligten.
• Die Einhaltung der Mindeststammeinlage (mittels Bankbestätigung).
• Die Vertretungsregelungen.

Der Notariatsakt kostet je nach Struktur zwischen 800 € und 2.000 € an Notargebühren, plus die anteilige Rechtsanwaltsgebühr, falls zusätzlich eine anwaltliche Prüfung eingebaut ist. Der Notar stellt nach dem Termin eine beglaubigte Ausfertigung aus, die brauchst du für den Firmenbuchantrag.

Schritt 5 – Firmenbucheintragung

Mit dem beglaubigten Notariatsakt, der Bankbestätigung und einer Musterzeichnung der Geschäftsführer beantragt der Notar (oder du selbst über das Justizportal) die Eintragung ins Firmenbuch.

Dauer: 2 bis 10 Werktage, je nach Auslastung des zuständigen Landesgerichts. Wien und Graz sind tendenziell schneller, in Salzburg und Innsbruck kann es etwas länger dauern.

Gerichtsgebühren fallen etwa 420 € an, dazu Eintragungsgebühren rund 150 €. Wer gleichzeitig Zweigniederlassungen einträgt, zahlt pro Eintrag extra.

Mit der Eintragung ins Firmenbuch entsteht die GmbH rechtlich. Vorher existiert sie nur als Vor-GmbH, du haftest in diesem Stadium persönlich, solange kein Firmenbucheintrag vorliegt. Das ist der Grund, warum Gründer vor der Eintragung keine großen Verpflichtungen eingehen sollten.

Schritt 6 – Gewerbeanmeldung und Steuernummer

Die Firmenbucheintragung ist nicht das Ende, sondern der Beginn der operativen Registrierung. Drei Schritte folgen sofort:

• Gewerbeanmeldung bei der zuständigen Bezirkshauptmannschaft (bzw. dem Magistrat). Details dazu im Gewerbeanmeldung-Leitfaden.
• Steuerliche Erfassung beim Finanzamt, für UID-Nummer und Körperschaftsteuernummer.
• SVS-Anmeldung für geschäftsführende Gesellschafter.

Viele Gründer unterschätzen die Gewerbeanmeldung, weil der Begriff „Gewerbe" nach Eisenwarenhandel klingt. Tatsächlich ist die Gewerbeanmeldung für fast jede unternehmerische Tätigkeit verpflichtend, auch für Softwareentwicklung, Beratung oder Online-Handel. Ohne gültige Gewerbeberechtigung darf deine GmbH keine entsprechenden Leistungen anbieten.

Zeitplan und Gesamtkosten im Überblick

Eine klassische Bargründung unter Nutzung des Gründungsprivilegs kostet in Summe typischerweise 1.800 – 3.000 € an einmaligen Kosten (Notar, Gerichtsgebühren, WKO-Grundumlage, Bankspesen) und dauert vom ersten Gespräch bis zum eingetragenen Firmenbuch-Auszug zwei bis vier Wochen, wobei die reine Gründungsdauer nach Notartermin oft unter einer Woche liegt.

Wer ohne Gründungsprivileg und mit vollständiger Bareinlage arbeitet, braucht 17.500 € auf dem Konto zusätzlich zu den oben genannten Kosten.

Häufige Fehler

• Gesellschaftsvertrag aus einer deutschen Vorlage. Österreichisches GmbH-Gesetz unterscheidet sich in wichtigen Details. Nicht 1:1 übernehmen.
• Unternehmensgegenstand zu eng. Zwei Jahre später für eine Änderung wieder zum Notar zu müssen, kostet Zeit und Geld.
• Privatadresse als Geschäftsanschrift ohne zu prüfen, was das für die Wohnung bedeutet. Mietverträge verbieten oft gewerbliche Nutzung explizit.
• Stammeinlage aus dem Firmenkonto vor Eintragung entnehmen. Das gilt als verdeckte Einlagenrückgewähr und hat massive Folgen.
• Gewerbeanmeldung vergessen. Die GmbH ist im Firmenbuch, arbeitet aber illegal, weil das Gewerbe fehlt.

Wenn du die sechs Schritte in dieser Reihenfolge abarbeitest und dir vorher die Antworten auf die Namens-, Sitz- und Gegenstandsfragen notierst, hast du die häufigsten Fallen umgangen. Alles andere ist Ausdauer beim Papierkram, und der ist bei der österreichischen GmbH-Gründung zwar vorhanden, aber berechenbar.

Kostenübersicht

Die vereinfachte elektronische Gründung über das Unternehmensserviceportal (USP.gv.at) ist seit 2018 für Einpersonen-GmbHs ohne Sacheinlage möglich. Sie ersetzt den Notartermin durch eine Identifikation per FinanzOnline und Bürgerkarte. Für Mehrpersonen-Gründungen, Sacheinlagen oder ungewöhnliche Vertragsklauseln bleibt der Notar Pflicht.

Praxisbeispiel: Vom Workshop zur eingetragenen GmbH in 18 Tagen

Ein Wiener Tech-Co-Founder-Duo entscheidet sich nach einem Demo-Day im Juni für die GmbH-Gründung. Sie haben einen funktionierenden Prototypen, einen ersten Pilotkunden und eine Letter-of-Intent für eine Pre-Seed-Runde, die aber erst nach der Eintragung übergeben wird.

• Tag 1: Telefonat mit dem Steuerberater, Klärung der Rechtsformfrage (GmbH oder FlexCo). Entscheidung für GmbH wegen vertrauter Strukturen für die ausländischen Investoren.
• Tag 2: Anfrage bei drei Notaren, Vergleich der Honorare und Verfügbarkeit. Entscheidung für eine Wiener Notarin, Termin für Tag 8.
• Tag 3: Eröffnung des Geschäftskontos bei einer Direktbank, Identifikation per Video.
• Tag 4: Auswahl der Geschäftsanschrift, Vertrag mit einem Anbieter virtueller Geschäftsadressen.
• Tag 5: Einzahlung der 5.000 € Stammeinlage auf das Geschäftskonto. Bankbestätigung am selben Tag per E-Mail.
• Tag 6–7: Abstimmung des Gesellschaftsvertrags-Entwurfs mit der Notarin (zwei Iterationen).
• Tag 8: Notartermin, beide Gesellschafter unterschreiben. Notarin reicht den Firmenbuchantrag noch am selben Tag elektronisch ein.
• Tag 12: Firmenbucheintragung, FN wird vergeben.
• Tag 13: Beantragung der Steuernummer und der UID per FinanzOnline.
• Tag 14: Anmeldung des freien Gewerbes „Dienstleistungen in der automatischen Datenverarbeitung und Informationstechnik" beim Magistratischen Bezirksamt. Sofortwirksam.
• Tag 16: SVS-Anmeldung der beiden Geschäftsführer.
• Tag 18: Erste Rechnung mit gültiger UID an den Pilotkunden.

Gesamtkosten in dem Beispiel: rund 2.400 € einmalig plus 5.000 € Stammeinlage. Hinzu kommen laufende Kosten für Steuerberater, virtuelle Geschäftsadresse und SVS-Beiträge ab Monat 1.

Häufige Fragen

Wie viele Gesellschafter sollte eine GmbH haben?

Eine Einpersonen-GmbH ist möglich und für Solo-Gründer der Standard. Mehrgesellschafter-GmbHs eignen sich, wenn mehrere Co-Founder strukturell beteiligt werden sollen. Bei mehr als drei aktiven Gesellschaftern wird die Beschlussfindung schnell träge, hier lohnt es sich, von Anfang an klare Stimmrechtsregeln in den Gesellschaftsvertrag aufzunehmen.

Brauche ich für die Gründung einen Steuerberater?

Nicht zwingend. Die Gründung selbst ist ohne Steuerberater möglich. Praxisnah ist es trotzdem fast immer sinnvoll, weil ab der Eintragung die Buchhaltungspflicht beginnt und der Steuerberater die Eröffnungsbilanz, den Kontenrahmen und die UVA übernimmt. Wer selbst bucht, riskiert teure Korrekturen.

Wie lange dauert eine GmbH-Gründung in Österreich?

Realistisch zwischen zwei und vier Wochen vom ersten Gespräch bis zum eingetragenen Firmenbuchauszug. Die Kerndauer nach dem Notartermin ist meistens unter einer Woche, der Rest ist Vorbereitung. Die elektronische Einpersonen-Gründung über USP.gv.at kann in günstigen Fällen in unter einer Woche abgeschlossen sein.

Kann ich später von GmbH zu FlexCo wechseln?

Ein direkter Rechtsformwechsel ist möglich, aber notariell und steuerlich aufwändig. In der Praxis ist es einfacher, von Anfang an die richtige Rechtsform zu wählen, statt sie später umzubauen. Wenn Mitarbeiterbeteiligungen ein Kernthema sind, lohnt sich der Vergleich mit der FlexCo direkt zu Beginn.

Was kostet die Auflösung einer GmbH?

Die Liquidation einer GmbH dauert mindestens ein Jahr (Sperrjahr nach § 91 GmbHG) und kostet je nach Komplexität 2.000–5.000 € an Notar- und Steuerberaterkosten. Wer eine GmbH nur „kurz mal probiert", sollte das vorher einkalkulieren.

Quellen und Vertiefung

• USP.gv.at: GmbH-Gründung
• WKO Gründerservice
• Justizonline: Firmenbuch online
• Notariatskammer: Notarsuche
• BMJ: GmbH-Gesetz im RIS
• SVS: Pflichtversicherung der Selbständigen

Vertiefend bei basis08:

• Stammkapital GmbH Österreich
• Notartermin bei der GmbH-Gründung
• Firmensitz: Privatadresse, Coworking oder Virtual Office
• Gewerbeanmeldung in Österreich
• Glossar: GmbH, Firmenbuch, Notar