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Rechnung schreiben Österreich: Pflichtangaben

Welche Pflichtangaben braucht eine Rechnung in Österreich? Reverse Charge, Kleinbetragsrechnung, E-Rechnung an den Bund. Praxisleitfaden für GmbHs.

Von Redaktion basis0810 min LesezeitStand: April 2026

Eine Rechnung schreiben klingt trivial. Im operativen Alltag ist es einer der häufigsten Fehlerquellen für Early-Stage-GmbHs, weil die österreichischen Pflichtangaben nach § 11 UStG sehr formal sind und ein einziger fehlender Punkt ausreicht, damit die Kundin den Vorsteuerabzug verliert oder die Behörde die Rechnung beanstandet.

Dieser Leitfaden zeigt die Pflichtangaben, häufige Sonderfälle (Reverse Charge, Kleinbetragsrechnung, B2C, Export) und einen sicheren Workflow.

Pflichtangaben nach § 11 UStG

Eine vollständige österreichische Rechnung enthält zwingend:

  1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (deine GmbH)
  2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers (deiner Kundin)
  3. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder die Art und Umfang der sonstigen Leistung
  4. Tag der Lieferung oder Leistung (oder Zeitraum)
  5. Entgelt (Nettobetrag)
  6. Steuersatz (z. B. 20 %, 10 %, 13 %, 0 %)
  7. Steuerbetrag (separat ausgewiesen)
  8. Ausstellungsdatum
  9. Fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig ist und einer eindeutigen Reihenfolge folgt
  10. UID-Nummer des leistenden Unternehmers (deine ATU-Nummer)
  11. UID-Nummer des Leistungsempfängers bei Rechnungen über 10.000 € brutto und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

Fehlt einer dieser Punkte, ist die Rechnung formal mangelhaft. Die Konsequenz: Die Kundin verliert den Vorsteuerabzug, bis die Rechnung korrigiert wird. Bei Stammkundinnen ist das ein Reputationsproblem, bei einer Betriebsprüfung bei der Kundin kann es auf dich zurückfallen.

Kleinbetragsrechnung (bis 400 €)

Für Rechnungen bis 400 € brutto gilt eine vereinfachte Form. Hier reichen:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Menge und Art der Leistung
  • Ausstellungsdatum
  • Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
  • Steuersatz

Name und UID des Empfängers können entfallen. Für Klein-Verkäufe (z. B. Kassenbon im Ladengeschäft) ist das die übliche Form.

Reverse Charge (B2B EU)

Bei innergemeinschaftlichen B2B-Leistungen gilt Reverse Charge: Du stellst eine Netto-Rechnung ohne Umsatzsteuer aus, die Kundin schuldet die USt im eigenen Land selbst. Pflichtangaben zusätzlich:

  • UID-Nummer beider Unternehmen (zwingend)
  • Hinweis: „Reverse Charge" oder „Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger gemäß Art. 196 MwStSystRL"
  • Steuersatz: 0 %, weil keine USt ausgewiesen wird
  • Validierung der UID der Kundin über das EU-MIAS-System ( vies.europa.eu )

Die UID der Kundin muss gültig sein, sonst gilt der Reverse Charge nicht und du musst die österreichische USt nachverrechnen. Validiere die UID idealerweise zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung und speichere das Validierungsergebnis.

Export (Drittländer)

Bei Lieferungen oder Leistungen an Kundinnen außerhalb der EU (Schweiz, USA, UK seit Brexit, etc.) gilt: 0 % USt, vorausgesetzt der Ausfuhrnachweis liegt vor. Die Rechnung enthält keinen USt-Ausweis, sondern den Hinweis auf die Steuerbefreiung. Bei Warenexporten muss zusätzlich eine Ausfuhranmeldung beim Zoll erfolgen.

B2C im Inland

Bei Rechnungen an Privatkundinnen in Österreich gilt der normale Steuersatz (20 %, 10 %, 13 %), die UID der Kundin entfällt naturgemäß. Wichtig: Bei E-Commerce gelten besondere Pflichten zur Versteuerung in dem Land, in dem die Kundin ansässig ist (One-Stop-Shop für EU-weite B2C-Verkäufe ab bestimmten Schwellen).

E-Rechnung an den Bund

Lieferungen und Leistungen an Bundesdienststellen müssen seit 2014 als strukturierte E-Rechnung im ebInterface-Format oder über PEPPOL eingereicht werden. PDF-Rechnungen werden nicht akzeptiert. Wer Bundeskunden hat, muss seine Rechnungssoftware entsprechend einrichten oder einen kostenlosen E-Rechnungs-Dienst des Bundes nutzen.

Praxisbeispiel: Erste Rechnung einer Wiener IT-GmbH

Eine Wiener IT-Beratung schreibt nach drei Wochen Arbeit ihre erste Rechnung an eine deutsche Industriekundin: 12.000 € netto Beratungshonorar.

  • Pflichtangaben: Name und Anschrift beider Unternehmen, vollständige UID beider, Beschreibung der Leistung mit Datum, Rechnungsnummer 2026-001, Steuerbetrag 0 € (Reverse Charge), Hinweis auf Übergang der Steuerschuld
  • UID-Validierung: Die deutsche UID DE… wird über vies.europa.eu vor dem Versand geprüft, das Ergebnis als PDF gespeichert
  • Versand: PDF per E-Mail an die Buchhaltung der Kundin, mit Original-Angabe von IBAN und Zahlungsfrist
  • Buchhalterische Erfassung: In der Buchhaltungssoftware als „innergemeinschaftliche Leistung an steuerpflichtigen Empfänger" verbucht
  • UVA-Erfassung: In der Umsatzsteuervoranmeldung im Feld „Sonstige Leistungen i. S. d. Art. 196 MwStSystRL"

Die Kundin überweist innerhalb von 14 Tagen, ohne Rückfragen. Hätte die Rechnung nur 10.000 € brutto und ohne UID der Kundin gehabt, hätte die Kundin den Vorsteuerabzug nicht geltend machen können und es wäre eine Korrekturrechnung notwendig gewesen.

Häufige Fehler

  • Rechnungsnummer doppelt vergeben: Jede Nummer darf nur einmal verwendet werden, nach Stornierung wird die Nummer nicht wiederverwendet, sondern eine neue Stornorechnung geschrieben.
  • Falsche UID der Kundin: Bei Reverse Charge muss die UID gültig sein, sonst gilt die österreichische USt.
  • Datum der Lieferung fehlt: Auch bei Dienstleistungen muss der Leistungszeitraum angegeben werden, nicht nur das Rechnungsdatum.
  • Steuerbetrag mit Bruttobetrag verwechselt: Der Steuerbetrag muss separat ausgewiesen sein, nicht im Gesamtbetrag versteckt.
  • Reverse Charge ohne Hinweis: Ohne den Hinweis „Reverse Charge" oder die entsprechende Klausel ist die Rechnung unvollständig.
  • PDF-Rechnungen ohne Original-Vermerk: Bei elektronischen Rechnungen muss erkennbar sein, dass es sich um das Original handelt, der Empfänger muss sie ohne Konvertierung archivieren können.

Aufbewahrungspflicht

Rechnungen, sowohl ausgangs- als auch eingangsseitig, müssen sieben Jahre aufbewahrt werden (§ 132 BAO). Das gilt auch für PDFs. Wer digital archiviert, muss sicherstellen, dass die Dateien unverändert und im Originalformat erhalten bleiben (Stichwort GoBD-Konformität, in Österreich als „revisionssichere Archivierung").

Häufige Fragen

Brauche ich für jeden Verkauf eine Rechnung?

Ja, im B2B-Bereich auf Wunsch der Kundin immer, im B2C-Bereich für Beträge über 400 € verpflichtend. Bei kleineren B2C-Beträgen reicht ein Kassenbon, der die Mindestangaben enthält.

Kann ich Rechnungen handschriftlich ausstellen?

Theoretisch ja. Praktisch macht das niemand mehr, weil die Anforderungen an Lesbarkeit, Archivierung und Zahlungsabwicklung mit handschriftlichen Rechnungen kaum erfüllbar sind.

Welche Software empfehlt ihr?

Für reine Rechnungserstellung: BillBox, FastBill, lexoffice, sevdesk. Für volle Buchhaltung mit Steuerberater-Anbindung: BMD, ProSaldo, FreeFinance. Welche Software passt, hängt von der Volumenmenge und der Steuerberater-Präferenz ab. Die meisten Steuerberater haben Lieblings-Tools und arbeiten damit am effizientesten.

Wie lange darf ich auf eine Rechnung warten?

Eine Rechnung muss nach österreichischem Recht innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausgestellt werden. In der Praxis wird normalerweise direkt nach Leistung oder am Monatsende fakturiert.

Was passiert bei einem Tippfehler?

Kleine Tippfehler (Bezeichnung der Leistung, Tag der Leistung) lassen sich durch eine Berichtigungsanzeige korrigieren. Bei wesentlichen Fehlern (UID, Steuerbetrag) wird die Originalrechnung storniert und eine neue ausgestellt. Stornorechnungen müssen klar als solche gekennzeichnet sein.

Kann ich auf Englisch fakturieren?

Ja, die Sprache ist nicht vorgeschrieben. Die Pflichtangaben müssen aber alle vorhanden sein und müssen für die Behörde verständlich sein. Bei Betriebsprüfungen kann eine Übersetzung verlangt werden.

Quellen und weiterführende Information

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